Efficacité

Comment écrire un email efficace

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Quoi de plus facile que d’écrire un email ? Et pourtant, dans le contexte professionnel, certaines erreurs se retrouvent couramment. Découvrez comment être aussi efficace que possible pour optimiser son taux d’ouverture.

écrire un email

Un objet accrocheur

« Réunion ». Mais encore ? Quand ? Où ? Sur quel sujet ? Ce type d’objet trop vague se retrouve trop souvent dans le mail professionnel. Or, « dans les grandes entreprises, 60 % des mails ne sont pas lus, prévient Elisabeth Rochefort consultante spécialisée en efficacité professionnelle et communication orale et écrite chez CSP. Un objet informatif qui résume l’idée essentielle est le premier élément indispensable pour donner envie d’ouvrir le mail. » C’est aussi une façon de faciliter la lecture au destinataire. De la même manière, évitez d’intituler tous vos mails « URGENT », surtout s’ils ne le sont pas !

Une mise en page aérée

« Pour être compris et donner envie d’être lu, il ne faut pas dépasser dix lignes, comprenant trois paragraphes de trois lignes chacun maximum, avec une idée par paragraphe. » Au-delà, l’attention du lecteur diminue et arrivé à la fin du message, il risque d’en avoir oublié le début. Pour un maximum de clarté, si vous avez des éléments à énumérer, ayez recours aux points et puces.

Un mail = un sujet

Vous avez plusieurs sujets à aborder avec votre destinataire ? Envoyez-lui plusieurs mails : un par sujet. « D’abord parce que si vous listez tous les sujets dans le même message, vous n’aurez jamais la réponse à tous les points. Ensuite parce que plusieurs mails facilitent la tâche de votre interlocuteur s’il souhaite les classer par dossier. »

Un choix judicieux des destinataires

Rien de plus agaçant que de recevoir des dizaines de mails dont seul un faible pourcentage vous regarde vraiment. Choisissez avec soin vos destinataires. Lorsqu’il s’agit d’écrire un email délicat, ne remplissez pas tout de suite la case « à » : attendre d’avoir terminé et relu votre prose vous évitera un envoi accidentel.

Les circonstances de la lecture : un facteur à considérer

Pensez que votre destinataire ouvrira peut-être le mail sur son smartphone et n’aura donc pas forcément accès à une éventuelle pièce jointe. N’oubliez pas non plus que certaines heures sont plus propices aux envois, avant l’ouverture des bureaux par exemple, lorsque la boîte de réception ne déborde pas encore.

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CSP
Consultante, spécialisée en efficacité professionnelle et communication orale et écrite chez CSP

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