Qu'il s'agisse de votre cœur de métier ou que vous soyez simplement sollicité de temps en temps, la prise de notes nécessite de l'efficacité pour ne pas perdre du temps ou pire, passer à côté d'informations importantes.
Avant la réunion et la prise de notes
Avant même d'assister à une réunion au cours de laquelle vous devrez prendre des notes, vous devez vous poser les bonnes questions : à quoi ces notes vont-elles servir ? A qui sont-elles destinées ? Quelle forme leur donner ? « Il faut établir un diagnostic de la situation. Il arrive souvent qu'on découvre que la personne va effectuer une prise de notes pour faire un compte-rendu que personne ne lira ! » déplore Elisabeth Rochefort, consultante spécialisée en efficacité professionnelle et communication orale et écrite chez CSP. Pour éviter cela, il faut déterminer en avance quels seront les éléments-clés, en lisant l'ordre du jour et en préparant de la documentation par exemple. La technique de prise de notes (linéaire, structurée, sous forme de grille…) est également importante, tout comme la préparation de l'outil. Si vous prenez des notes sur papier, numéroter et dater les feuilles avant la réunion vous permettra de gagner du temps et de vous y retrouver.
Pendant la prise de notes
Pendant la prise de notes, il faut savoir écouter, synthétiser, faire la part des choses. Là-dessus, seule la pratique vous permettra vraiment de progresser. Travailler sur ordinateur, avec un logiciel spécialisé de type Onenote, peut vous faciliter la tâche, puisqu'il est possible d'y enregistrer des abréviations. « Cela permet de gagner du temps : lorsque vous tapez deux lettres, le mot entier s'affiche. » Des pauses peuvent être nécessaires, car lorsqu'une réunion s'éternise, votre attention diminue. « Logiquement, c'est à l'animateur de les prévoir, mais s'il ne le fait pas, n'hésitez pas à en demander. »
Après la prise de notes
« Pour être efficace, il faut trouver le bon rapport qualité/prix : le temps que vous passez à rédiger le compte rendu doit être pertinent par rapport à son utilité finale. » De plus en plus, les comptes rendus de type plan d'action, ou rassemblant uniquement les principaux points, sont préférés aux comptes rendus intégralement rédigés, sauf bien sûr s'ils présentent un aspect légal et doivent être extrêmement détaillés. Pour en savoir plus sur la formation "Prise de notes et compte-rendu" cliquez ici Pour en savoir plus sur la formation "Des écrits professionnels percutants" : cliquez ici
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