Management & leadership

Les clés d’une réunion efficace

Quels sont mes objectifs ? La réponse à cette question est primordiale pour pouvoir organiser et animer une réunion de manière efficace.

Dois-je convaincre mes interlocuteurs d’adopter une nouvelle procédure, créer une dynamique d’équipe ou encore relayer des informations ? « Il est capital d’identifier par écrit les objectifs à atteindre et se demander si ces derniers seront le mieux servis par l’organisation d’une réunion », recommande François-Xavier Py, directeur France Nord pour CSP Formation. De cette réflexion en termes d’objectifs découle la préparation, les modalités d’organisation et l’animation de la réunion.

Une préparation centrée sur les objectifs

Les personnes à convier doivent être déterminées en fonction des objectifs à atteindre, « si la réunion a pour but une prise de décision, les décisionnaires doivent être présents. Si l’un d’eux manque à l’appel, il est préférable de reporter », cite en exemple François-Xavier Py. Les documents à préparer au préalable suivront la même logique.

Le but de la réunion déterminera aussi ses modalités pratiques : conférence téléphonique, réunion physique… Et ce sont encore les objectifs qui permettront d’établir l’ordre du jour et le mode d’animation des différents points abordés : « s’il s’agit de récolter des informations sans débat, on évitera le tour de table au profit par exemple de la méthode post-it qui permettra de récolter deux idées par participant », explique le consultant en management. Pour concrétiser cette préparation, les invitations accompagnées de l’ordre du jour et de tous les documents nécessaires seront ensuite envoyées à l’ensemble des participants.

Une réunion aux buts clairement énoncés

Le moment de la réunion venu, son organisateur ne manquera pas d’arriver en avance, « afin de sécuriser la préparation logistique et accueillir comme il se doit chaque participant », conseille François-Xavier Py. La réunion doit aussi démarrer à l’heure, les retardataires prendront le train en marche. Son déroulement doit être expliqué avant de débuter, et « les objectifs clairement énoncés et si possible affichés ». Afin de se concentrer sur l’animation, l’organisateur prendra soin de déléguer le contrôle du temps et la prise de notes du compte-rendu. A la fin de chaque point abordé, une brève conclusion permettra de s’assurer de l’accord des participants. Ces conclusions partielles seront ensuite répétées à la fin de la réunion pour permettre aux personnes présentes de valider ou non l’atteinte de chaque objectif. « Ces validations permettront de n’avoir que très peu de retouches à apporter au compte-rendu et de l’envoyer dans les douze heures qui suivent la réunion, un dernier élément important pour garantir son efficacité », conclut le consultant.

Pour en savoir plus, suivez ce lien :  “Réunions efficaces

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