Leadership et Management

Managers : comment optimiser son temps de travail ?

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Il n’y a pas de règles valables pour tous les managers, mais optimiser son temps de travail nécessite de persévérer dans le temps. L’essentiel réside dans la préparation et la délégation. Il faut planifier, organiser et gérer son temps. Martine Lavergne-Fefer, consultante-formatrice chez CSP et psychologue du travail, nous livre ses conseils.

optimiser son temps de travail

Bien distinguer l’urgence de l’importance

Pour savoir organiser des journées de travail, le manager doit être capable de mettre un ordre de priorité à côté de chaque tâche, et donc de les hiérarchiser en fonction de leur importance. Afin de déterminer le niveau d’importance d’une tâche, il suffit de se poser deux questions : quel est le degré d’urgence de la tâche ? Quelles sont les conséquences (financières, humaines, techniques) si je ne m’en occupe pas  ? Tout ne peut pas – et ne doit pas – être qualifié d’urgent.

Apprendre à déléguer

D’une part, il est primordial de bien informer son assistante et/ou son équipe des actions en cours et à venir. D’autre part, régulièrement, je constate que les managers ne délèguent pas assez. S’il y a des freins à la délégation, il faut les identifier. Et même si cela semble parfois difficile, je conseille de confier un certain nombre de tâches supplémentaires à l’assistante du service . Cela permettra de gagner du temps tout en enrichissant ses tâches. Pour apprendre à déléguer, les managers doivent évaluer le temps nécessaire pour la formation des managés et les avantages immédiats et à plus long terme. Enfin, je recommande vivement de faire un point, si possible, quotidien avec son assistante. Etablir un suivi est essentiel pour définir les actions à venir par rapport aux objectifs fixés.

Anticiper le plus possible

Il est indispensable d’anticiper les actions à venir. Je préconise d’ailleurs de faire fréquemment le point sur ce qui est important mais pas encore urgent.

Lister les tâches et estimer leur temps

Toute organisation du temps demande de savoir gérer ses priorités dans un temps défini à l’avance. Après avoir repris la liste de ses priorités, les managers peuvent définir pour chacune d’entre elles la durée estimée pour l’accomplir (prévoyez large, car chaque jour a son lot d’imprévus) et la date à laquelle elle doit être terminée. Cette action permettra ensuite de construire un planning prévisionnel par jour, par semaine et par mois.

Enfin, les managers sont souvent en déplacement

Petite astuce : se munir d’un dictaphone pour enregistrer toutes les bonnes idées évitera les oublis !

 

 

Semaine de l'Efficacité Professionnelle

CSP
Consultante formatrice en développement personnel, en efficacité personnelle et professionnelle

 

Commentaires (5)

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  1. Badinga patricia marthe dit :

    Je souhaiterais recevoir des informations poussees sur le management hospitalier car je suis personnel de sante.Toutefois,cet article m’a aider acquerir l’esprit d’un bon manager dans le sens ou il aborde le management de facon global.Je reste dans l’attente de vous relire incessamment.

  2. CSP Formation dit :

    Bonjour
    merci de votre intervention. Pouvez-vous être plus précis sur ce que vous vouliez dire par « recevoir des informations poussees sur le management hospitalier … »
    merci d’avance

  3. Tissa dit :

    Bonjour,
    Merci pour ces informations, en fait si nous gérons notre temps, nous gérons notre vie.

  4. On Range Tout dit :

    Bonjour,
    Merci pour cet article. Pour être un bon manager, il faut savoir former ses équipes pour effectuer les tâches dans les délais. Qui dit délais dit gestion du temps. Sans oublier la partie relationnelle du travail des managers.
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  5. […] faites-vous toujours le même type de compte rendu simplement par habitude, alors que vous pourriez gagner en temps et en efficacité avec un autre type de compte-rendu. […]

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