Maintenir les délais dans les projets

Toutes similitudes avec des faits ayant déjà existés... seraient entièrement faites à dessein ! Pour bon nombre de projets, le respect des délais est la première condition de son succès. Pourtant, c'est souvent par là que le bât blesse.

"-Au vu des circonstances, nous ne serons pas en mesure de vous livrer dans les délais, c'est-à-dire la semaine prochaine.

- Ah bon? Mais pourtant c'est ce qui était prévu. Pourquoi ça dérive maintenant?

- Eh bien parce que... [arrive une liste d'arguments futiles et valables, de responsabilités partagées]

- Bon. Quel est le plan d'action pour livrer le plus rapidement possible?"

La dérive au quotidien

Chaque jour a son lot d'aléas, plus ou moins anticipés. Plus ou moins graves. Le délai est vraisemblablement une contrainte dont on s'affranchit souvent. Deux jours par ici, une semaine par là.

Pilotage par les délais

Logiquement, un projet est piloté par une contrainte que l'on doit respecter plus que les autres. Dans le cas de projets de type événementiels, la date de livraison est structurellement l'incontournable fort. Par exemple un nouveau produit avant les fêtes de Noël, ou une campagne électorale...

Anticipation et feed-back continu

Mettre en place un planning cohérent et réaliste est bien entendu un incontournable de la gestion de projet. Faire en sorte qu’il soit le fruit d'une construction collective de l'équipe projet, est un acte de management fort. Enfin, s'assurer que chacun adhère aux choix qui ont été pris est une preuve de leadership.

Tout au long du projet, identifier, analyser et traiter les risques, recueillir les suivis d'avancement fréquemment et détecter les signaux faibles particulièrement sur le chemin critique est un signe de bonne gouvernance.

Dead-Line et « exponentialisation » des coûts

Si mon projet est piloté par les délais, je vais avoir deux réflexes. Tout d'abord, me ménager des marges temps suffisantes pour éponger sereinement les aléas au fil de l'eau.

Ensuite, à chaque apparition d'aléa ou de problème, je vais faire en sorte que les répercussions impactent prioritairement les coûts, ou la qualité du projet.

Et plus la date de livraison approche, plus les marges de délais diminuent, plus je dois opter pour des alternatives coûteuses ou dégradant la qualité.

La limite

Mon équipe (partenaires compris) peut avoir adhéré au planning. Les prestataires peuvent aussi avoir des pénalités de retard. Je peux faire un suivi quasi quotidien de l'avancement. Comment se fait-il que mon projet soit en dérive continue? Régulière? Systématique?

Toutes les explications exogènes sont intéressantes. Plusieurs valent la peine d'être creusées. Certaines peuvent susciter des résolutions salutaires pour un bon recadrage.

Tant que la priorité-temps reste au niveau des actions, des choix et des comportements, elle s'associe inévitablement à des dérives de coûts ou de qualité. Et de plus en plus, au fur et à mesure que la date fatidique se rapproche. Dans ce cas la priorité-temps reste extérieure à soi. Comme une contrainte subie.*

Au delà de l'adhésion : l'intégration culturelle

Mais la piste qui me plaît le plus aujourd'hui est l'orientation de l'esprit.

Intégrer la priorité-temps de façon culturelle, c'est passer d'une contrainte externe subie à une orientation d'esprit intériorisée. Tout mon être est imprégné de cette certitude : "Le délai sera respecté!". Si je suis persuadé de cela, si je ne laisse pas de prise aux retards, si je m'organise avec cette évidence, alors je propage une culture de priorité-temps.

L'avantage de cette "intégration culturelle" c'est qu'elle va libérer l'énergie mise à contenir la dérive des délais. Ce qui est ma culture ne me demande pas d'effort.

Ma culture et mes réflexes sont alors centrés sur la garantie délais, et mon attention est polarisée sur le respect des coûts et de la qualité attendue.

Jean-Baptiste Jourdant
 

Jean-Baptiste Jourdant

Spécialiste de l’ingénierie pédagogique, Jean-Baptiste est passé maître en solutions sur-mesure pour les entreprises.