Management de projets (1) : Communication et rétroaction

Difficile de commencer cette série d’articles sur le management de projets sans commencer par LE fondamental : COMMUNIQUER. Difficile aussi de commencer par un sujet si vaste et si « commun ». Toutefois, je souhaiterais partager avec vous l’aspect rétroactif de la communication, que l’on nomme parfois le feed-back : « La qualité de votre communication –tout comme son sens- se trouve dans le retour que vous en aurez. »

Le sujet

« Vraiment, j’ai bien communiqué ! » ne peut provenir que de la constatation que votre com’ a porté des fruits. Donc, dans le regard ou l’attention que vous mettez dans les résultats attendus. Telle une vérification de l’efficacité de votre com’. Ainsi, tout écart par rapport à ce que vous attendiez fera l’objet d’une action corrective de votre part pour que votre interlocuteur ajuste son tir et produise ces résultats. C’est bien une boucle de rétroaction. Mais allons encore plus loin. En amont. Avant de démarrer votre projet, il y a eu une attention à un besoin client. Dans ce processus, vous n’avez pas été premier. C’est le client qui s’est exprimé premièrement. On peut considérer le feed-back comme facteur d’ajustement d’un message. On peut aussi considérer qu’il est premier. C'est-à-dire que j’écoute AVANT d’informer. Et non pas : « J’envoie des messages et éventuellement, si j’ai le temps, je vérifie qu’ils sont bien passés ».

Le champ d’application

Au quotidien, le chef de projet doit avant tout ECOUTER. Son client bien entendu, mais aussi le sponsor, le DP, le PMO et chacun de ses contributeurs sur son projet. Cela permet, en plus de la considération que vous apportez à la personne, de capter ses besoins en information, en cadrage voire en support. L’écoute se pratique d’ailleurs autant avec ses oreilles qu’avec ses yeux ou même son corps tout entier, comme organes perceptuels des messages de son interlocuteur.

Mise en pratique

Pour mettre en œuvre écoute et de feed-back, je vous propose d’explorer du côté des méthodes agiles, et particulièrement Scrum (mêlée au rugby). Chaque matin, sur les plateaux de développement logiciel organisés en méthode Scrum, se tient la « mêlée » ou réunion debout, en français. A heure fixe, durant une dizaine de minutes, sans s’asseoir, les équipiers se retrouvent. C’est presque aussi informel qu’une pause café, avec une cuillérée de structure. Seul ordre du jour : chacun s’exprime sur les 3 points suivants : * Ce que J’ai fait (depuis la dernière fois), * Ce que JE vais faire (d’ici la prochaine fois) * Ce qui ME bloque

Précautions à prendre

1° Aucun débordement à cet ordre du jour. Tout blocage doit faire l’objet d’un rendez-vous ultérieur entre le CP et l’équipier concerné ou entre 2 équipiers, mais pas de résolution en réunion debout. 2° Le chef de projet est garant du cadre d’expression et se soumet au même ordre du jour. 3° Pas de questionnement « T’es encore bloqué où ? », ou d’affectation de tâches « Tu me feras la doc pour demain ». 4° La mise en place de ce simple extrait de Scrum est à adapter à chaque organisation/projet : passer de quotidien à hebdomadaire ou ajouter une conf call pour les distants.

Bénéfices

Ce dispositif a pour vocation d’améliorer le management de projet sur les points suivants : COMMUNAUTE : Vous offrez un espace réel de partage d’information et de préoccupation collective. Vous créez le groupe. REACTIVITE : Au plus fréquentes seront ces Scrums, au plus rapide serez-vous capable de détecter une démotivation, une absence, un blocage. Et corriger le tir. RESPONSABILITE : Ce n’est pas le chef qui demande des comptes, c’est le contributeur qui s’en charge. Chacun est au centre de sa mission. Par Jean-Baptiste Jourdant, Chef de projet chez CSP Formation.

Pour aller plus loin…

PMI : PMBOK Knowledge area 7 - Project Communication Management. IPMA/AFITEP : NCBv3, Elément 1.18 et Domaine des compétences comportementales. ______________________________________________________________________________ Apprenez à rédiger des écrits clairs, positifs et attractifs avec la formation Des écrits professionnels percutants. Si vous souhaitez approfondir la problématique, nous pouvons également vous former sur les méthodes permettant de Manager une équipe projet ainsi que sur l' Écoute active.