Difficile d'établir des tableaux de bord d'activité et d'éviter de perdre son temps au milieu des innombrables données qu'il est possible de rassembler. Quelques conseils pour parvenir à mettre en place un outil efficace.
« Il y a de plus en plus de données disponibles dans les entreprises, note Laurence Mignard, formatrice consultante chez CSP. On peut mettre des capteurs presque partout et certaines personnes ont de multiples tableaux de bord d'activité, avec des dizaines d'onglets Excel à étudier chaque semaine. C'est sûrement l'une des raisons pour lesquelles nous avons de plus en plus de demandes sur les formations autour de la thématique des tableaux de bord d'activité. »
Trois éléments à définir dans des tableaux de bord d'activité
Le but d'un tableau de bord étant de permettre de piloter l'activité pour atteindre les objectifs fixés, la première chose à faire pour rendre cet outil efficace est, comme l'explique Laurence Mignard, de « clarifier ces objectifs. Il faut d'abord savoir où on va pour pouvoir piloter. Et au fur et à mesure que les objectifs se déclinent dans l'organisation, leur sont associés les tableaux de bord de chaque niveau. » Ensuite, il faut définir des éléments prioritaires : « ceux qui vont permettre de mesurer le niveau d'atteinte de l'objectif, mais aussi ceux qui vont pouvoir donner l'alerte afin de réagir au besoin et de redresser la barre dans la direction des objectifs qu'on cherche à atteindre. » A vous de définir les leviers sur lesquels vous pouvez agir pour y parvenir. Fixez-vous un seuil de réaction. Des variations dans vos plans sont acceptables… dans une certaine limite. « Il faut prendre en compte les différents éléments du contexte, comme une activité saisonnière, l'arrivée d'un nouveau concurrent sur le marché, une nouvelle réglementation… Pas la peine de lancer tout un plan de bataille pour gérer des variations naturelles. »
Faites des choix d'indicateurs KPI
Encore une fois, le nombre de données qu'il est possible de rassembler est illimité. Vous ne pouvez donc pas tout visualiser en même temps. Choisissez dans le tableau de bord quelques indicateurs (un grand maximum de dix) qui vous permettront de faire le tour de l'activité concernée, et tenez-vous en à ceux-ci. Vous aurez sans doute l'impression de manquer des choses importantes, mais mieux vaut traiter à fond les priorités plutôt que de les négliger pour cause de surplus d'informations. Et bien entendu, n'oublions jamais qu'un tableau de bord, qui doit toujours rester en phase avec l'activité, évoluera quand les priorités changeront !
Laurence Mignard, Formatrice-consultante chez CSP
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