3 méthodes pour nourrir la communication à distance en période de confinement

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Télétravail « obligatoire » pour des équipes ou services entiers, chômage partiel : si l’impact de la crise sanitaire associée au confinement s’avère majeur au niveau économique, il l’est également en termes d’organisation du travail. Dès lors, la qualité de la communication à distance à mettre en oeuvre constitue un enjeu crucial. Pilier d’une collaboration à envisager via de nouvelles modalités, socle d’un télétravail productif et aussi « serein » que possible, comment l’adapter au contexte et en faire un outil de cohésion entre tous les membres du collectif ? Notre plan d’action.

3 méthodes pour nourrir la communication à distance en période de confinement

1 – À situation exceptionnelle, communication ajustée : optez pour la récurrence et partagez les informations essentielles de l'entreprise

Nous sommes nombreux à exercer actuellement notre activité professionnelle depuis notre domicile ou celui d’un proche [1]. À titre individuel, le confinement s’applique à tous depuis le 17 mars et jusqu’au 15 avril, a minima. Ce nouveau mode d’organisation du travail, de collaboration et de communication à distance, inédit en tout ou partie selon les entreprises, doit donc être expérimenté. Et ce contexte particulier, riche d’inquiétudes de tous ordres, crée des besoins spécifiques. Quelle que soit la situation dans votre entreprise (chômage partiel ; demande de prise de congés payés durant le temps de confinement ou d’ici au 31 décembre 2020 [2], à raison de 6 jours maximum ; maintien du niveau global d’activités), si vous êtes dirigeant ou manager il est important :

de prendre très régulièrement des nouvelles de vos salariés – au regard de leur état de santé et de leurs conditions effectives de télétravail ;
de partager des informations de droit social « appliqué » (temps de travail attendu en période de chômage partiel, par exemple) ;
de leur donner le maximum de visibilité possible sur l’activité de l’entreprise ;
de prévoir des moments d’échanges pour accueillir toutes les questions de vos équipes et y répondre.

Paradoxalement ou non, la communication à distance peut – et doit – générer davantage de proximité ! Au-delà de l’aspect économique, l’objectif est de réduire les risques induits par ce contexte de tensions : sensation d’isolement, hyperconnexion au travail, gestion de l’autonomie, équilibre vie pro-vie perso, suivi de l’activité, « éclatement » du collectif de travail… Dans les entreprises où l’activité ne connaît pas de variation notable, ces points de situation réguliers sont également indispensables, à la fois pour offrir le même niveau d’informations à tous et pour rassurer sur les perspectives, ne serait-ce qu’à court terme.

2 – Collaboration et communication à distance ne s'improvisent pas : organisez et/ou participez à cette "acculturation" tout en apprenant vous-même !

Concrètement, toutes les parties prenantes de l’entreprise doivent se mobiliser. Il s’agit notamment : – si vous êtes dirigeant =>

de dialoguer avec les managers de proximité et de les doter de tous les moyens nécessaires pour qu’ils puissent accomplir leur mission de soutien et de coordination des équipes, laquelle diffère de leur mission habituelle in situ ou avec une partie seulement des collaborateurs en télétravail ;
de déployer une « assistance » à distance dans l’usage des outils de communication ou informatiques requis par le télétravail.

– si vous êtes manager =>

de veiller au respect du droit à la déconnexion de chacun, en optant pour des horaires d’échanges téléphoniques ou en visioconférence, raisonnables ;
de choisir des canaux de communication à distance adaptés à l’objectif recherché et au nombre de personnes à réunir, pour les échanges formels ;
d’instaurer des rituels d’échanges virtuels, quotidiens et informels, pour maintenir la convivialité via des groupes WhatsApp par exemple (échanges asynchrones), ou des e-cafés une à deux fois par semaine, en visioconférence (en échangeant également sur l’organisation du travail à cette occasion) ;
d’adapter le suivi de vos collaborateurs en télétravail, en termes d’objectifs notamment, sachant que certains d’entre eux travaillent à distance dans des conditions « dégradées » (garde d’enfants, « école à la maison », espace restreint – entre autres).

– si vous faites partie d’une équipe ou d’un service actuellement « distanciés » =>

de télétravailler dans un espace dédié, si possible ;
de veiller à votre posture devant l’écran pour limiter les risques de troubles musculo-squelettiques (TMS) ;
de déterminer des horaires de travail précis et de vous octroyer des temps de pause réguliers ;
de prioriser vos tâches, si possible avec votre manager ou en autonomie [3];
d’avoir des contacts réguliers avec vos collègues.

Une fois ce cadre posé, gardez à l’esprit que la qualité de la communication contribue en grande partie à l’efficacité des équipes en télétravail. Or la communication à distance peut générer des accrocs ! Entre la déperdition de sens du message initial au message final et l’impact de la communication, moindre au téléphone (55 %) ou par mail (7 %) qu’en face-à-face (100 %), veillez :

à pratiquer l’écoute active ;
à reformuler ou demander une reformulation pour des informations sensibles ou complexes.

En période de distanciation sociale et professionnelle, tout « malentendu » peut se révéler explosif ! L’organisation des réunions à distance constitue également un sujet majeur. En effet, il ne s’agit pas d’une simple transposition des réunions in situ. Quelques règles de savoir-vivre contribuent au bon déroulement de ces rencontres, garantissant la qualité de la communication à distance. Si vous êtes « organisateur », voici quelques clés :

Et pour les participants :

À noter : la plupart des outils de visioconférence (Zoom, Whereby, etc.) permettent de recourir au tchat afin de ne pas parasiter l’avancement d’une réunion à distance. En parallèle, quand les équipes sont peu nombreuses, il est important d’organiser des échanges réguliers en one-to-one. Ces moments privilégiés vous permettent, en tant que manager, de mieux comprendre la situation « réelle » de vos collaborateurs, afin d’identifier comment les accompagner au plus près. N’hésitez pas à constituer des binômes susceptibles de travailler plus efficacement sur certains sujets – mutualisation des ressources, des encouragements et des forces !

3 – Régulez le recours aux différents espaces d'échanges et outils à disposition

Si la proximité à distance requiert des temps d’échanges beaucoup plus réguliers – et plus brefs -, attention à ne pas se laisser submerger par les « sollicitations » de tous ordres ! Le registre de la communication écrite mérite une attention particulière car le volume de mails reçus, et envoyés, peut vite devenir exponentiel. Valables en toutes circonstances, les bonnes pratiques en matière de gestion des mails s’appliquent avec une acuité renforcée.

Soignez l’objet de vos mails (objectif, sujet, motivation), pour faire gagner du temps aux destinataires.
Limitez le nombre de destinataires – uniquement ceux qui sont véritablement concernés.

Un exemple : lorsqu’un recadrage doit être effectué, il est très déstabilisant pour des interlocuteurs « extérieurs » d’y assister. Cela génère chez eux des émotions négatives alors qu’ils ne sont pas impliqués et n’ont aucun levier d’action… Cela risque aussi de parasiter la réception du message par le collaborateur visé, lequel peut même se sentir humilié. N’oubliez pas que les interactions positives au sein d’une équipe génèrent de la performance, là où les interactions négatives constituent des facteurs de stress majeurs. Dans une autre perspective, certains outils (Teams par exemple) donnent la possibilité de choisir son statut. Lorsque vous devez vous concentrer sur une tâche, n’hésitez pas à « signaler » votre indisponibilité. Savoir prioriser vos activités, dans ce contexte de télétravail soumis à diverses contraintes, s’avère essentiel. Recourez à la célèbre matrice d’Eisenhower !

Schéma extrait de l’ouvrage Pro… en Efficacité professionnelle de Marie-Laure Lahouste-Langlès et Soizic Jullien

Privilégiez par ailleurs le téléphone pour avancer rapidement [4] ! Cet outil se révèle très efficace dans bon nombre de situations. Attachez-vous à déterminer le vecteur de communication le plus pertinent en fonction de l’objectif que vous visez, de la nature du sujet à aborder et de vos interlocuteurs. Pensez également à « autoriser » vos collaborateurs à participer aux conversations informelles, ou non, et appliquez-vous ce principe ! S’il est important de nourrir la convivialité en période de distanciation, cela ne doit revêtir aucun caractère obligatoire. L’objectif est d’offrir une soupape à chacun et non d’imposer une contrainte supplémentaire. Attention toutefois à bien délimiter la vocation de ces espaces d’échanges asynchrones afin de ne pas « noyer » une information professionnelle dans un flot de propos sur le ton de l’humour ! >> En résumé :

Dans un contexte de confinement et de crise majeure, la communication à distance nécessite des échanges très réguliers au sein de l’organisation.
Prenez des nouvelles – santé, équilibre personnel, conditions de travail –, partagez des informations sur la situation de l’entreprise et répondez au maximum aux interrogations.
Organisez ces temps de « rencontre » et apprenez à choisir les canaux de communication adéquats / accompagnez vos collaborateurs dans cette démarche si vous êtes manager.
Privilégiez l’écoute, le questionnement et la reformulation dans tous vos échanges.