Tous pros en… réunions à distance ? Comptabilisez le nombre d’heures consacrées chaque semaine à ces rendez-vous en ligne et vous l’affirmerez haut et fort. Toutefois, savons-nous réellement exploiter le potentiel de ces rencontres d’équipe, d’entreprise, ou « clients » ? De la préparation à l’animation, en maîtrisons-nous tous les codes ? Détour par les fondamentaux de réunions où la distance pimente les interactions.

Réunions à distance

1 – Réunions à distance : préparez vos effets avant le jour J

Bien qu’un peu théâtrale, cette formule témoigne de l’importance de la phase amont des réunions, y compris quand elles se déroulent sur site. Dès ce stade, il est important de doter ces rencontres d’objectifs, en fonction de leur nature. Pour cela, interrogez-vous :

  • Souhaitez-vous transmettre des informations aux participants dans une démarche « descendante » ?
  • Entendez-vous les consulter via un processus au contraire « ascendant » ?
  • Comptez-vous faire appel à l’intelligence collective, pour tenter de résoudre une problématique complexe et prendre une décision ?

Cette catégorisation permet d’identifier des leviers, garants du bon déroulement des réunions.

  • Dans le premier cas, l’animateur de la rencontre est pleinement à la manœuvre ; charge à lui de dynamiser sa présentation et d’accueillir voire susciter les réactions, si le contexte s’y prête.
  • Dans les deux autres exemples, une atmosphère de confiance sera requise afin d’autoriser chaque participant à s’exprimer librement – et de le motiver à le faire.

Il s’agit à présent de planifier la réunion en fixant un ordre du jour précis. Soignez votre casting : un trop grand nombre de participants risque d’affecter la productivité de vos réunions à distance, notamment si certains d’entre eux ne sont concernés que « de loin ». Outre le risque de dilution de l’attention durant les échanges, leur participation « non essentielle » a un coût pour l’entreprise.

Le calibrage de vos réunions à distance doit tenir compte de l’énergie consommée par notre cerveau pour se concentrer lors de visioconférences. Dans la mesure du possible, limitez leur durée à 45 minutes. Déterminez plusieurs séquences pour traiter les différents points et créer du rythme via ce découpage. Quant à l’objectif de la rencontre, exprimez-le sous forme de question : cela permet d’inviter les participants à y réfléchir en amont.

Au-delà de cette dimension organisationnelle, la phase de préparation vise les contenus que vous allez présenter – si nécessaire. N’oubliez pas qu’à distance, la réception de l’information est plus délicate. Privilégiez des supports de communication clairs et concis et illustrez-les visuellement. Oralement, adoptez un langage simple et créez des ruptures de ton pour échapper au piège des présentations « tunnel ». N’hésitez pas à vous entraîner avant cette prise de parole !

Par ailleurs, les réunions à distance, reposant sur des outils de visioconférence[1], il convient de s’assurer que chaque participant connaît les fonctionnalités proposées[2], notamment lorsque certains n’appartiennent pas à l’organisation.

 

2 –  Une animation en 3 dimensions : captez l’attention, gérez le temps, dynamisez les échanges 

C’est le jour J ! Pour des réunions à distance comme en présentiel, l’accueil des participants est clé. Sachant qu’en ligne, l’arrivée des uns et des autres donne souvent lieu à des moments de flottement : intervenant externe dont le nom n’apparaît pas à l’écran, micros coupés, webcams mal réglées[3] – entre autres. Profitez de ces « couacs » pour détendre l’atmosphère, en intégrant tous les participants au fur et à mesure. Prévoyez un bref temps de présentation si besoin. L’ambiance conviviale ainsi générée va ensuite « porter » les échanges.

Vous allez maintenant lancer la réunion ! Rappelez les objectifs et créez une dynamique en partageant votre enthousiasme et votre confiance quant aux sujets à aborder. Selon le contexte, un trait d’humour ou une demande un peu provocatrice (sur le ton de l’humour toujours), peuvent vous aider à « accrocher » votre auditoire, instantanément.

Durant toute la durée des échanges, la gestion du temps est cruciale. Opéré préalablement, le découpage de la rencontre en séquences distinctes y contribue. Des rééquilibrages peuvent toutefois s’avérer nécessaires, notamment lorsque des questions complexes surgissent. Si cette triple gestion du temps, de la parole et de la distance vous semble périlleuse, n’hésitez pas à vous appuyer sur un maître du temps moins impliqué dans les interventions.

L’animation proprement dite des réunions à distance repose ensuite sur des techniques dédiées. Il s’agit notamment :

  • D’équilibrer les temps de parole et d’impliquer tous les participants ;
  • De ponctuer les temps de présentation par des moments d’interaction (échanges à l’oral, tchat ; quiz, sondages ou post-it digitaux, si vous disposez de ces applications) ;
  • D’amorcer la réflexion collective de participants n’osant pas intervenir par le recours à un outil de visualisation de l’information comme le Mind Mapping;
  • De savoir modérer un échange conflictuel.

Ce type de situation pouvant faire dérailler la réunion, il est important de chercher à dissiper tout potentiel malentendu entre les participants, en reformulant leurs propos. Si des dissensions persistent, invitez les interlocuteurs à programmer un autre échange pour traiter ce point séparément.

D’autres bonnes pratiques assurent des moments d’échanges à distance de qualité : vérifier l’environnement visible à l’écran ; regarder les participants en posant le regard de temps en temps sur la webcam, au lieu de rester fixé uniquement sur certaines parties d’écran ; limiter les conversations avec un seul interlocuteur ; couper les micros en cas de parasitage sonore.

 

3 – Soignez « l’après » pour que vos réunions à distance atteignent leurs objectifs

La phase aval est tout aussi importante que la phase amont. En l’occurrence, la rencontre en ligne ne s’achève véritablement qu’avec le partage d’un compte-rendu. Il peut se traduire :

  • Par l’envoi du support présenté lors de la réunion ;
  • Par la mise à disposition d’un document partagé à compléter, dans le cas d’un recueil d’informations auprès des collaborateurs ;
  • Par l’envoi d’un relevé de décisions incluant les actions à opérer, les rôles attribués et les échéances.

À noter : quand les réunions à distance ont vocation à s’enchaîner dans le cadre d’un projet spécifique, il est important de conclure le rendez-vous en « l’ouvrant » sur les thématiques de la prochaine rencontre. Faites un teaser !

 

>> En résumé :

  • Les réunions à distance nécessitent une organisation rigoureuse en amont de la rencontre, durant celle-ci et à son issue.
  • Leur scénarisation est un plus, tout comme la qualité de l’animation qui permet de capter l’attention des participants et de les inciter à contribuer activement.
  • Un retour d’expérience peut être utile afin d’optimiser la prochaine rencontre et d’impliquer les participants récurrents dans la durée.

 

[1] Dans certains cas, les réseaux d’entreprise ne supportent pas la visioconférence. Des conférences téléphoniques sont alors privilégiées, avec des possibilités d’échanges plus restreintes.

[2] Il peut s’agir de fonctionnalités basiques (présentation de documents, tchat, tableau blanc) ou plus élaborées (quiz digitaux, sondages…).

[3] La dimension vidéo des visioconférences pose problème à certains collaborateurs. Juridiquement, rien n’oblige un salarié à activer sa webcam dans ce contexte. Il est donc conseillé de faire preuve de souplesse lorsque des participants se joignent uniquement en audio, de façon ponctuelle. Si c’est systématique, il est important de dialoguer avec le salarié pour comprendre la nature de ses réticences.

 

 

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