Rédiger une synthèse professionnelle n’est pas chose facile. L’esprit de synthèse n’est pas une capacité dont tout le monde dispose naturellement, ce qui rend l’exercice de la synthèse professionnelle compliqué pour beaucoup. Suivre un plan prédéfini, créer des cases dans lesquelles classer les différentes idées, ou encore se reposer sur un diaporama sont quelques- unes des stratégies qui peuvent vous aider.

synthèse professionnelle Pour rédiger une synthèse, pour une prise de notes ou encore pour un compte rendu, le secret de l’efficacité réside toujours dans l’analyse de l’objectif. A quoi le document va-t-il servir ? S’agit-il seulement de communiquer de l’information, ou d’influencer et de faire agir ? Devez-vous être plutôt factuel, ou défendre une opinion ? Rassembler des descriptifs ou des avis ? Demandez-vous ce qui va intéresser les destinataires. Attention aussi à bien différencier la synthèse à l’écrit de l’analyse. « Généralement, quand on synthétise, c’est qu’il y a eu analyse au préalable, résume Elisabeth Rochefort, consultante spécialisée en efficacité professionnelle et communication orale et écrite chez CSP. La synthèse est une sélection des idées principales, simplifiées pour permettre de prendre une décision et de mener des actions. »

Un plan, un tri, des catégories

Une fois les informations rassemblées et analysées, vous pouvez vous baser sur un modèle préexistant pour rédiger votre synthèse. « N’hésitez pas à diviser votre feuille en quatre et à vous servir du SPRI (Situation, problème, résolution, information). Ou à créer une grille du type “faits, opinions, analyse, recommandations”, ou encore “problèmes évoqués, décisions prises, répartition des tâches”. “Classer de cette façon permet d’effectuer un tri pour ne garder que l’essentiel… Dans tous les cas, « essayez de ne pas dépasser une page, deux au grand maximum, sinon, ce n’est plus un esprit ! »

Le cas particulier du PowerPoint

« De plus en plus, la synthèse se superpose au diaporama. C’est une vraie difficulté. On nous demande d’ailleurs souvent en formation quelles sont les règles de synthèse pour le diaporama. » Un PowerPoint doit être composé d’une idée-clé par slide, d’une trentaine de mots maximum par slide, et de 6 à 8 slides pour environ vingt minutes d’exposé. « Il ne doit pas être rédigé, utiliser simplement des mots-clés, et si possible un visuel par page. » [schema type=”person” name=”Elisabeth Rochefort” orgname=”CSP” jobtitle=”Consultante, spécialisée en efficacité professionnelle et communication orale et écrite chez CSP” url=”http://www.csp.fr/” ]

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