L'entretien annuel d'évaluation en 3 étapes + 5 conseils

L'entretien annuel d'évaluation est un outil de management pour faire progresser et motiver le collaborateur. Comment en faire un RDV efficace ?

Etape 1 : préparer l’entretien d'évaluation

L’entretien d'évaluation est une étape importante. Si le manager a régulièrement fait le point avec ses collaborateurs sur leurs objectifs, l’entretien annuel d’évaluation vient clore ce suivi. Puisque le RDV est fixé à l’avance, incitez vos collaborateurs à le préparer afin de favoriser un dialogue constructif. De votre côté, en vous appuyant sur l’entretien de l’année précédente et sur la grille d’évaluation de l’entreprise, prenez le temps de : - évaluer l’activité, le comportement et les compétences du collaborateur durant toute l’année écoulée (et pas seulement pour une période isolée) ; - considérer sa motivation, ses projets professionnels, ses besoins de formation ; - fixer des objectifs pour l’année suivante

Etape 2 : conduire l’entretien annuel d’évaluation

Prévoyez de consacrer au moins une heure à ce rendez-vous, dans une salle fermée et sans risque d’être dérangé. Si le collaborateur le souhaite, pour diverses raisons, il peut se faire accompagner par son n+2 ou une personne du service des RH. Attention à bien gérer le temps ! La grille d’évaluation à renseigner constitue le fil conducteur de l’entretien. Mieux vous avez préparé l’échange, plus il est productif et satisfaisant pour chacun. Amorcez les thèmes puis laissez le collaborateur s’exprimer avant de réagir vous-même.

Etape 3 : capitaliser l’entretien

L’entretien annuel d'évaluation a du sens si le manager ne le classe pas sans suite ! Transmettez le document signé au service des ressources humaines et au responsable formation afin que soient considérées les demandes du collaborateur. Dès que vous en avez connaissance, informez celui-ci des décisions qui ont été prises. Soigner cette dernière étape donnera envie au collaborateur de revenir l’année suivante.

5 bonnes pratiques pour optimiser l’entretien

Pascal Christin, consultant formateur chez CSP, retient 5 bonnes pratiques de l’entretien annuel d’évaluation :
1. « Ecoute et dialogue » : l’entretien a lieu entre deux adultes invités à échanger en s’écoutant. Charge au manager de poser des questions ouvertes au collaborateur qui aurait du mal à s’exprimer.
2. « Les faits, rien que les faits » : se focaliser sur des faits objectifs indiscutables. Bannir opinions et jugements.
3. « Point de censure ! » : noter tous les souhaits du collaborateur, sans restriction, puis examiner ensemble leur faisabilité.
4. « Bravo ! » : commencer toujours par valoriser les points forts en balayant l’ensemble de l’année écoulée. Proscrire toute comparaison avec d’autres collaborateurs.
5. « Ouverture sur l’avenir » : donner des perspectives d’avenir au collaborateur et répondre autant que possible à toutes ses interrogations concernant son évolution et celle de l’entreprise.