S’organiser pour être efficace

Adopter certaines méthodes d’organisation permet de gagner en efficacité, à condition toutefois de posséder une vision claire de sa mission et de ses objectifs. En matière d’organisation, tout commence en amont. « Le manager doit récupérer auprès de ce son n+1, toutes les informations nécessaires afin d’avoir une vision claire de ses missions et des objectifs de son équipe », explique Elisabeth Rochefort, responsable CSP Formation de la région Est. Des objectifs clairement définis qui ne doivent à aucun moment être perdus de vue, « cela suppose de communiquer et de revenir régulièrement sur ces derniers », ajoute-t-elle.

Important, urgent ou peut attendre ?

Ses objectifs identifiés, reste à déterminer le degré d’importance de chaque mission à réaliser. « S’agit-il d’une urgence, d’une tâche non urgente mais importante. Ces dernières étant souvent éclipsées au profit des missions urgentes mais non importantes. Ou a-t-on encore affaire à une mission ni urgente, ni importante », développe la responsable régionale. Ainsi répertoriées, les tâches seront ensuite plus faciles à planifier. « Quel que soit l’outil utilisé, l’important sera alors d’attribuer une durée à chaque mission en bloquant du temps en amont pour ne pas boucler dans l’urgence et laisser la place aux imprévus. » Pour faire face à d’éventuelles interruptions, l’astuce consiste à prévoir le double du temps estimé pour réaliser la tâche. Démarrer sa journée en traitant les priorités, est aussi une bonne manière de s’assurer de les réaliser.

Dompter sa boîte mail !

Elle a pour vocation de nous faire gagner du temps, mais elle nous en fait perdre le plus souvent. Pour ne pas se laisser submerger par l’afflux de courriers électroniques, se fixer quelques règles de base est nécessaire : « il faut désactiver la notification instantanée des mails et bloquer des moments dans la journée pour les consulter, par exemple le matin, en début d’après-midi et le soir, recommande Elisabeth Rochefort. Il est aussi judicieux de créer des dossiers pour classer les mails nécessitant un délai de traitement. » Une fois vos règles établies, ne manquez pas de prévenir vos différents interlocuteurs. Car votre méthode d’organisation ne peut être efficace que si vos collaborateurs en connaissent les principes.