Oser la nouveauté génère souvent plus de dynamisme. A condition toutefois que l’expérimentation réponde bien aux objectifs de la réunion. Alors, comment dynamiser ses réunions ?

Une réunion évaluée

Pratique courante en formation, l’évaluation est très peu usitée en réunion. Elle est pourtant intéressante à plus d’un titre remarque François-Xavier Py, Consultant formateur en Management, QSE et développement durable : « Demander aux participants d’évaluer la réunion est en général très bien reçu car cela leur permet de se sentir plus impliqués. C’est également très productif, puisque les avis recueillis permettent d’améliorer les réunions que l’on organise par la suite ». Comment s’y prendre ? Comment dynamiser ses réunions ? En fin de réunion, « on peut leur demander de mettre sur un post-it rouge l’élément qu’ils n’ont pas aimé et sur un post-it vert ce qu’ils ont le plus apprécié ou encore d’exprimer en deux ou trois mots clés ce qu’ils ont pensé de la réunion ». Pour un rendez-vous au sommet où le directeur général exprimera sa vision d’entreprise, un petit sondage pourra être envoyé par email, « l’évaluation est vraiment adaptable à tout type de réunion ».

Des rendez-vous fractionnés

Cette technique est déjà mise en œuvre dans certaines entreprises, notamment dans les secteurs de l’industrie et de la grande distribution. « L’idée est par exemple de scinder des réunions hebdomadaires de deux heures en rendez-vous d’une demi-heure par jour, explique François-Xavier Py. Et de les faire debout, dans des salles sans chaise ni table ou encore directement sur le terrain, à l’image des « quart d’heure sécurité » dans les usines ou les briefs en tête de rayon dans la distribution. » Cette technique très dynamique s’adapte à des réunions de courte durée et s’adresse plus particulièrement à des professionnels sédentaires.

Dynamiser ses réunions en stimulant une participation active

Pour un brain storming, des retours de pratiques ou des échanges d’expérience, la technique anglo-saxonne du « world cafe » est intéressante. Son principe est de scinder les participants en plusieurs sous-groupes et de les faire réfléchir, chacun leur tour, dans un temps imparti, sur différents aspects de la problématique générale. Pour un partage de pratiques entre commerciaux, un groupe pourra d’abord se centrer sur la prise de rendez-vous, un autre sur comment démarrer la rencontre et un dernier sur la présentation du produit. « Pour chaque sous-thématique, un chef de table sera chargé de recueillir les éléments donnés par chaque groupe, de les synthétiser pour le groupe suivant et éventuellement de les restituer à l’ensemble des participants à la fin de l’exercice, détaille le consultant François-Xavier Py. Une technique très productive puisque la réflexion de chaque groupe s’enrichit des éléments donnés par les précédents. »

Pour aller plus loin, découvrez la formation Réunions 100% productives