Management de projets (6) : l'organigramme des tâches (OT)

« - Tiens voilà le planning détaillé. - T’as utilisé quoi comme logique de découpage de l'OT? - ??? - Ben oui, pour créer les lots, t'as fait quel choix? - Tu ne veux pas regarder mon planning plutôt que de me poser des questions métaphysiques? »

Le constat

Approche classique du chef de projet autodidacte : "quand on doit planifier, on planifie." Et quand on doit planifier, on le fait de façon détaillée, tant qu'à faire!

Le problème

Si mon chef me demande "la logique de mon découpage", c'est que dans la planification, cette opération doit servir à quelque chose... Attaquer directement par la planification détaillée, c'est se couper d'une réflexion structurelle sur la dynamique interne de son projet. Le découpage va impliquer tout d'abord un regroupement de taches à l'intérieur de lots. Ensuite, cela va nécessiter pour chacun de ces lots un responsable auquel la réalisation sera déléguée. Objectif spécifique, moyens adaptés, contraintes QCD (qualité, couts, délai), et aussi les modalités de réplétive seront définis. Enfin, le choix de structuration de ces taches va imprimer un mode particulier de déroulement, de suivi, et de gestion des problèmes.

Un exemple

Si mon projet est le déploiement d'une solution sur l'Europe. Je peux découper géographiquement (lots FR, SP, IT, GB...), ça tombe sous le sens. Mais choisir un découpage par métier (lots marketing, gestion du changement, production, formation, etc...) est aussi possible. Pourquoi pas aussi un découpage par cycle : lots définition de la stratégie, configuration, communication, implémentation, test, formation, ...

Et alors?

Quelle que soit l'option choisie, elle n'est ni bonne ni mauvaise en soi. Elle doit toutefois respecter quelques précautions : - ETRE CHOISIE. Rien de pire qu'un découpage par défaut, habitude, issue par hasard d'un autre projet - ETRE ALIGNEE avec les enjeux du projet. Quand une entreprise "choisit" d'organiser le projet de construction de son avion en affectant le cockpit à un pays européen, le fuselage à un deuxième et les ailes à un troisième, c'est l'enjeu politique qui prend la main : construire l'Europe. - ÊTRE " COMPENSÉE". Là, il s'agit de  prendre en compte la spécificité de son choix et des risques inhérents à cette solution particulière. Pour cela, je vais introduire dans mon management de projet les composantes structurellement manquantes. Si j'ai choisi un découpage géographique, des risques émergent quant à la cohérence métier, technique ou fonctionnelle trans-lots. Je dois donc mettre en place des processus, outils, réunions, de telle sorte que la cohérence métier ou technique soit garantie.

Bien démarrer

À partir d'une lettre de mission, le chef de projet organise une réunion d'acteurs  ou d'experts

1. BRAINSTORMING SUR POST-IT : toute tache, activité, lot, thème nécessaire au projet
2. REGROUPEMENT de ces éléments en catégorie. À cette étape, il est indispensable d'envisager au minimum 2 possibilités pour avoir un choix
3. LISTER LES AVANTAGES ET INCONVÉNIENTS de chacune
4. CHOISIR UN DÉCOUPAGE en mettant en œuvre les actions permettant de garantir les avantages de la solution non retenue
5. CRÉER LES LOTS, les sous-lots ou macro-taches, puis nommer les responsables,

Ensuite seulement il sera temps de penser à un planning... Par Jean-Baptiste Jourdant, Chef de projet chez CSP Formation. Retrouvez la suite (en 8 volets) jeudi prochain ! Pour aller plus loin, suivez Manager un projet d'ingénierie ou ce lien.